Sistema di Controllo interno

Il Consiglio, aggiornando quanto stabilito nel 1999 e nel 2003 ed anche al fine di recepire le modifiche introdotte dal Codice di Autodisciplina 2011, ha approvato le “Linee di indirizzo per il Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi”.

Il Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi, basato sul modello di riferimento “COSO Report” e sui principi del Codice di Autodisciplina, è costituito dall’insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative volte a consentire l’identificazione, la misurazione, la gestione e il monitoraggio dei principali rischi. Tale sistema è integrato nei più generali assetti organizzativi e di governo societario adottati dalla società, e concorre ad assicurare la salvaguardia del patrimonio sociale, l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali, l’affidabilità dell’informazione finanziaria, il rispetto di leggi e regolamenti nonché dello statuto sociale e delle procedure interne.

Tale sistema, definito in base alle leading practice internazionali, si articola sui seguenti tre livelli di controllo:

  • 1° livello: le funzioni operative identificano e valutano i rischi e definiscono specifiche azioni di trattamento per la loro gestione;
  • 2° livello: le funzioni preposte al controllo dei rischi definiscono metodologie e strumenti per la gestione dei rischi e svolgono attività di monitoraggio dei rischi;
  • 3° livello: la funzione di internal audit fornisce valutazioni indipendenti sull’intero Sistema. Il Responsabile della funzione coincide con il preposto al controllo interno ex art. 150 del TUF.

Le Linee di indirizzo per il Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi descrivono in dettaglio i compiti e le responsabilità dei principali soggetti coinvolti prevedendo le modalità di coordinamento tra i soggetti coinvolti al fine di garantire l’efficacia e l’efficienza dello stesso e la riduzione di potenziali duplicazioni di attività.

Fiat ha inoltre definito un sistema di controllo interno e di gestione dei rischi in relazione al processo di informativa finanziaria basato sul modello di riferimento “COSO Report” con l’obiettivo di garantire l’attendibilità, l’accuratezza, l’affidabilità e la tempestività dell’informativa stessa. La valutazione periodica del sistema di controllo interno sul processo di informativa finanziaria è finalizzata ad accertare che i componenti del COSO Framework (ambiente di controllo, valutazione del rischio, attività di controllo, informazioni e comunicazione, monitoraggio) funzionino congiuntamente per conseguire i suddetti obiettivi. Come già ricordato le principali caratteristiche del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi in relazione all’informativa finanziaria sono dettagliate nella Relazione sulla Corporate Governance.

Fiat ha implementato e mantiene aggiornato un complesso di procedure amministrative e contabili tali da garantire al sistema di controllo interno sul reporting finanziario un elevato standard di affidabilità.

La divulgazione all’esterno di documenti ed informazioni di carattere economico-finanziario, anche attraverso internet, è regolata dalla Procedura per la gestione interna e la divulgazione all’esterno delle informazioni riservate adottata dal Consiglio di Amministrazione con deliberazioni del 2006 e del 2007.

Parti essenziali del Sistema di Controllo Interno sono il Codice di Condotta, che nel 2002 aveva sostituito il Codice Etico ed è stato rivisitato nel 2010, e il Modello Organizzativo, adottato dal Consiglio di Amministrazione in attuazione della normativa afferente la “Disciplina della responsabilità amministrativa degli enti” ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e successive modifiche. Il Codice di Condotta esprime i principi di deontologia aziendale che Fiat riconosce come propri e sui quali richiama l’osservanza da parte di amministratori, sindaci, dipendenti, consulenti e partner.

Con delibera del 22 febbraio 2012 il Consiglio ha preso atto dell’aggiornamento del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01 nonché dell’emanazione delle nuove “Linee guida” per l’adozione, la compilazione e l’aggiornamento del Modello nelle società italiane del Gruppo Fiat, in funzione delle evoluzioni normative intervenute.

Le modifiche apportate hanno determinato il recepimento di nuove fattispecie di reato-presupposto e l’individuazione dei relativi processi sensibili. In particolare sono state recepite le fattispecie dei Reati ambientali, introdotti all’art. 25 undecies del D.Lgs. 231/2001 dal D.Lgs. 121/2011.

L’Organismo di Vigilanza, di tipo collegiale, é composto dal Responsabile della funzione di internal audit, dal General Counsel e da un professionista esterno, è dotato di un proprio Regolamento Interno ed opera in base ad uno specifico Programma di Vigilanza. Si riunisce almeno trimestralmente e riferisce al Consiglio di Amministrazione, anche per il tramite del Comitato Controllo e Rischi, ed al Collegio Sindacale.

In applicazione del Modello Organizzativo, del Codice di Condotta e delle previsioni del Sarbanes Oxley Act, cui la società era assoggettata in forza della quotazione presso il NYSE, in tema di “whistleblowing” la Procedura per la gestione delle denunce, adottata dal 1° gennaio 2005, disciplina la gestione di denunce e reclami provenienti da soggetti interni o esterni alla Società e relativi a situazioni di sospetta o presunta violazione dell’etica di comportamento, frodi in ambito del patrimonio aziendale e/o di bilancio, comportamenti vessatori nei riguardi di dipendenti o terze parti, reclami relativi alla contabilità, ai controlli contabili interni e alla revisione legale dei conti.

La Procedura per il conferimento di incarichi a società di revisione disciplina il conferimento di incarichi da parte di Fiat S.p.A. e sue controllate ai revisori di Gruppo ed ai soggetti alle stesse correlati, al fine di salvaguardare il requisito di indipendenza delle società incaricate della revisione legale dei conti. Per “soggetti correlati alle società di revisione” si intendono le entità appartenenti alla medesima rete della società di revisione, i soci, gli amministratori, i componenti degli organi di controllo e i dipendenti della stessa.

Con riferimento alle “condizioni per la quotazione di azioni di società controllanti società costituite e regolate dalla legge di Stati non appartenenti all’Unione Europea” di cui agli articoli 36 e 39 del Regolamento Mercati, la Società e le sue controllate, come anche dettagliato nella Relazione sulla Corporate Governance, dispongono di sistemi amministrativo-contabili che consentono la messa a disposizione del pubblico delle situazioni contabili predisposte ai fini della redazione del bilancio consolidato dalle società che ricadono nell’ambito di tale normativa e sono idonei a far pervenire regolarmente alla direzione e al revisore della Capogruppo i dati necessari per la redazione del bilancio consolidato stesso. Fiat dispone, inoltre, di un efficace flusso informativo verso il revisore centrale, nonché di informazioni in via continuativa in merito alla composizione degli organi sociali delle società controllate con evidenza delle cariche ricoperte e provvede alla raccolta sistematica e centralizzata, nonché al regolare aggiornamento, dei documenti formali relativi allo statuto ed al conferimento dei poteri agli organi sociali. Sussistono quindi le condizioni di cui al citato articolo 36, lettere a), b) e c) del Regolamento Mercati emanato da Consob, anche in relazione all’avvenuta acquisizione nel corso del 2011 della partecipazione di controllo in Chrysler Group LLC.

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